時間&スペースの節約★入れるだけファイリング

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確定申告の季節がやって来ましたね。

私の場合は在宅ワーカーとなってから、初年度に白色申告1回、次年度以降は青色申告を4回行いました。2016年分も青色申告を行うのですが、昨年は子育て1年目で時が過ぎてしまい、領収書のファイリングもままならない一年間となってしまいました。これまでは毎月月末締めとして、経理処理もまめに行っていたのですが、この一年はほとんど手つかずに…。と言っても、できる仕事のみをボチボチ続けている状態なので、受注台帳や銀行口座の出納帳でなんとなく管理している感じでした。

昨年春頃から、継続的な定期案件を受けることを再開したので、夏頃からは経理処理の時間のなさをなんとかしないと…という思いはありました。そこで、とりあえずと思って改善を試みたのはファイリングの方法です。

 ◆ファイリングの手間を減らすアイテム選び

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これまでの5年分は書類に穴あけパンチで2つ穴を開け、領収書などをファイリングしていました。でもこのファイリング方法をよくよく考えてみると、領収書を台紙に貼ったり透明ポケットに入れて、穴を開けてバインダーに入れる、というように非常にアクションが多いのです。

さて、この手間を減らすにはどのようにファイリングするのがいいのか、と昨年夏頃から溜まってしまった領収書類をとりあえず入れておこうと使いはじめたのが、ジャバラ式のドキュメントファイルです。

◆ジャバラ式ファイルに入れるだけでファイリング完了

20170209-02もともとはクリアファイルに色々な領収書を分けておき、帳簿へ入力する際にファイリングしていたのですが、クリアファイルが連結しているようなジャバラ式のファイルを使ってみると、入れるだけである程度のファイリングが完了してとても便利なことに気が付きました。この手のファイルには親切にインデックスも付いているので、どのポケットに何の領収書を入れているのか分かりやすく整理することが可能です。
私はインデックスに記入することも省いてしまいますが、電気、電話、インターネットなどなど、それぞれの領収書が毎月上に自然に重なるようにポケット内に入れてあるだけで、以前のアクションの多かったファイリングから解放され、時短になりました。
もっと欲を言えば、ジャバラファイルのポケット数や蓋の形状でも、使いやすさがありそうだなと思っていて「優先すべきは簡単にポイッと入れるだけ」と思っているので、ファイル全体に蓋がない物の方が使い勝手がいいように感じました。なので、今年はゴムで角を留めるタイプの物を使ってみることにしました。
でも恐らく、通常ゴムは外しっぱなしになると思います。そして、ポイッと上から同じ種類の領収書を重ねて入れていくだけにしていきます。時間がある時に種類ごとにクリップで止めておくようにすると、順序が動くこともなく安心かもしれませんね。

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◆時間とスペースの節約に

年明けから、ようやく確定申告用の帳簿への入力作業を一気に行ったのですが、必要な領収書一式がしっかりと順序良く整理されていたので、それほど時間もかからず帳簿入力が完了しました。
そして最後に気が付いて嬉しかったのは、何よりスペースの節約にもなったこと。1年分の領収書一式をまとめて、厚みは2cm程度で収まりました。ジャバラファイルには10種類程度の書類を入れたのですが、随分とすっきりスリムに収まりました。
これまで使っていた2穴ファイルは台紙に貼ったり、透明ポケットを入れた分どんどん厚みが増していたので、3cm~多い時は5cmや8cmまでにも厚くなっていたのです。
在宅ワークも6年目突入となり、増えた書類をスリム化したいと思っていたので、丁度良い機会となりました。今年の目標を「効率化」としたので、このようなちょっとした部分の工夫で、時間と場所の節約をもっと進めたいと思っています。

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我家では毎年家計簿も続かず困っているので、今年は生活費のレシートもこの方法で整理してみようと考えています。「とりあえず取ってある領収書やレシートがどんどん溜まってしまって…。」とお悩みの方には、まずはこのファイリング方法のお試しをオススメします!

◆国税庁 > 所沢税務署

■所沢税務署URL
https://www.nta.go.jp/kantoshinetsu/guide/zeimusho/saitama/tokorozawa/

■所在地
所沢市並木1丁目7番
※駐車場のスペースが少なく混雑が予想されますので、公共交通機関をご利用ください。

■開設期間
平成29年2月16日(木)から平成29年3月15日(水)まで
※土、日を除きます。ただし、2月19日(日)及び2月26日(日)は開場します。

■受付時間
午前8時30分から(相談は午前9時から午後5時までになります。)
※申告書の作成には時間を要しますので、午後4時頃までにお越しください。
※会場が混雑している場合は、受付を早めに締め切ることがあります。

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この記事を書いた人は...

ゆい

ゆい です。

2015年10月より、40代前半で親業開始。 人生は毎日が自由研究のようなもの、と思い始めたこの頃。 仕事・子育て・家事・遊び、暮らしの全てを楽しみながら、娘と一緒に日々成長中!